Cuando esté preparado para importar una lista de contactos a Constant Contact, vale la pena dedicarle tiempo al formato de su hoja de cálculo para evitar errores al importar. Constant Contact permite separar en columnas el nombre y el apellido. Si su hoja de cálculo tiene nombres y apellidos en una misma columna, es preferible que los separe antes de importar su lista.
Una vez que haya actualizado las columnas "First Name" (Nombre) y "Last Name" (Apellido) en su hoja de cálculo, puede cargarla en su cuenta de Constant Contact.
Consejos para el formato
Los nombres son tan únicos como las personas a quienes pertenecen, pero puede incluir muchos estilos de nombre distintos en su hoja de cálculos. Cuando separa los nombres, la hoja de cálculos basa los puntos de separación en los espacios entre los nombres. Debe agregar una cantidad apropiada de columnas vacías para cada espacio:
- Para un nombre estándar con solo un nombre y un apellido solo se necesita una columna adicional. El nombre se mantiene en la columna original y el apellido se mueve a la columna nueva.
- Los nombres compuestos con un guión se consideran un solo nombre (Mary-Margaret) o apellido (Smith-Jones). Solo debe agregar una columna adicional a su hoja de cálculos para que los nombres se separen correctamente.
- Los nombres (Mary Margaret) o apellidos (Smith Jones) compuestos sin un guión se consideran dos nombres distintos, y se deben agregar dos columnas adicionales a la hoja de cálculos para que ambas partes del nombre tengan su propia columna. Después de separar los nombres, los nombres compuestos se deben actualizar manualmente para que ambas partes se ubiquen en la columna "First Name" (Nombre) o "Last Name" (Apellido). Una vez que los nombres se vuelven a combinar, puede eliminar la columna adicional. También depende de usted si desea agregarle un guión a estos nombres.
- Los segundos nombres (Mary Margaret Jones) no se reconocen como encabezados de contactos estándar, por lo que debe agregar dos columnas adicionales a su hoja de cálculos para que el nombre y el segundo nombre se ubiquen en sus propias columnas. Para un nombre con un nombre compuesto, un segundo nombre y un apellido, como "John Michael Alexander Smith", deberá agregar tres columnas adicionales. El segundo nombre se puede agregar manualmente en la columna "First Name" (Nombre) o se puede mantener la columna "Middle Name" (Segundo nombre) e importarla como campo personalizado.
- Las parejas que comparten una misma dirección de correo electrónico y se consideran como un mismo contacto (Mary y John Jones) también se deben actualizar manualmente para que ambos nombres (Mary y John) estén en la columna "First Name" (Nombre). Se debe agregar una columna para el otro nombre y una columna para el "y". Una vez que los nombres se vuelven a combinar, puede eliminar ambas columnas adicionales.
Hoja de cálculo de Microsoft Excel
Aquí se explica cómo separar nombres y apellidos en Excel 2003, 2007, 2010, 2013, 2016 y Office 365:
- Agregue una columna vacía al hacer clic derecho en la parte superior de la columna al lado de la columna de nombres existente y luego seleccione Insert (Insertar).
Nota: Si su hoja de cálculos incluye nombres compuestos con guiones, segundos nombres o incluso parejas, agregue otra columna para cada parte del nombre (ver más arriba).
- Haga clic en la parte superior de la columna que contiene los nombres de los contactos para resaltar toda la columna.
- Haga clic en la pestaña Data (Datos).
- Haga clic en Text to Columns (Texto a columnas).
- Seleccione la opción "Delimited" (Delimitado) y haga clic en el botón Next (Siguiente).
- Desmarque la opción "Tab" (Pestaña) y seleccione la opción "Space" (Espacio), y luego haga clic en el botón Next (Siguiente).
- Haga clic en el botón Finish (Finalizar).
- Actualice los encabezados de las columnas para que cada una tenga el nombre preciso de "First Name" (Nombre) o "Last Name" (Apellido).
Nota: Los nombres compuestos sin guiones se dividen en dos columnas y tienen que ser recombinados manualmente en la columna "First Name" (Nombre) Cuando termine de combinarlos, elimine la columna vacía. Si tiene una columna para "Middle Name" (Segundo nombre), puede crear un campo personalizado para esa columna cuando importe el archivo a Constant Contact.
Para obtener más ayuda sobre el uso de Excel, consulte el Soporte de Microsoft Office.
Google Sheet
Aquí le mostramos cómo separar los nombres y los apellidos en Google Sheets:
- Agregue una columna vacía al costado derecho de la columna con los nombres existentes. Puede hacer esto haciendo clic derecho en la parte superior de la columna con los nombres o en la columna al lado de la columna existente para nombres y luego seleccionando la opción "Insert 1 column left" (Insertar columna a la izquierda) o "Insert 1 column right" (Insertar columna a la derecha).
Nota: Si su hoja de cálculos incluye nombres compuestos y con guiones, segundos nombres o incluso parejas, agregue otra columna para cada parte del nombre donde haya un espacio (ver más arriba).
- Haga clic en la parte superior de la columna que contiene los nombres de los contactos para resaltar toda la columna.
- Haga clic en la pestaña Data (Datos) y seleccione la opción "Split text to columns" (Dividir texto en columnas).
- En el menú Separator (Separador), seleccione la opción "Space" (Espacio).
- Actualice los encabezados de las columnas para que cada una tenga el nombre preciso de "First Name" (Nombre) o "Last Name" (Apellido).
Las hojas de Google Sheet no se pueden importar directamente a su cuenta de Constant Contact, pero, cuando descargue la hoja, puede guardarla como archivo de Excel o archivo CSV. Los dos tipos de archivos son compatibles para cargarlos.
Para recibir más ayuda sobre cómo usar Sheets, consulte el Soporte de Google.
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