Tipps zum Verfassen aussagekräftiger Einladungs-E-Mails für Umfragen

Mit diesen Vorschlägen lassen sich erfolgreiche Einladungs-E-Mails für Ihre Umfragen verfassen

Um eine bessere Antwortquote für Ihre Umfrage zu erhalten, sollten Sie bei der Erstellung einer E-Mail mit einer Umfrage-Einladung die folgenden Richtlinien beachten: 

Verwenden Sie eine verständliche Betreffzeile

Es ist wahrscheinlicher, dass Kontakte Ihre Umfrage-Einladung öffnen, wenn die Kopfzeile der E-Mail (Betreffzeile, Absendername usw.) den bekanntesten Namen Ihrer Organisation enthält und der Zweck der E-Mail angegeben ist.

Beispiele:

• From Name: (Absendername) Fiona's Flowers (Fionas Blumen)
  Betreffzeile: Wir schätzen Ihren Beitrag!
• From Name: (Absendername) Timeless Watches
  Betreffzeile: Wir benötigen Ihr Feedback.
• From Name: (Absendername) Carlton Gifts (Carlton Geschenke) 
  Betreffzeile: Bitte nehmen Sie an unserer Umfrage zur Kundenzufriedenheit teil.

Geben Sie an, wer um Teilnahme gebeten wurde  

Teilen Sie den Kontakten mit, ob und warum sie zur Teilnahme an der Umfrage ausgewählt worden sind. Wenn sie bereits vorher zugestimmt oder Interesse an der Teilnahme an Ihren Umfragen gezeigt haben, erinnern Sie sie höflich daran.

Beispiele:

• „Da Sie im vergangenen Monat unseren Stand auf der Concord-Messe besucht haben, wurden Sie für die Teilnahme an unserer Umfrage zur Messezufriedenheit ausgewählt.“ 
• „Danke, dass du dich für die Teilnahme an unseren monatlichen Umfragen angemeldet hast, Lisa!“
• „Wir möchten Sie als langjährige/n Mitarbeiter/in dazu einladen, an dieser Umfrage zur Zufriedenheit mit den Mitarbeitervorteilen teilzunehmen.“

Erklären Sie den Zweck der Umfrage

Informieren Sie sie darüber, wie Sie die Ergebnisse verwenden werden (z. B. um eine Entscheidung zu treffen oder künftig einen besseren Service anbieten zu können). 

Beispiele:

• „Ihre anonymen Antworten werden mir dabei helfen, ein besserer Lehrer zu werden.“ 
• „Ihre Antworten werden uns dabei helfen, unsere Website zu verbessern.“
• „Ich werde Ihr Feedback dazu nutzen, um Veranstaltungen zu planen, die besser auf Ihre Interessen abgestimmt sind.“

Wenn die Beschreibung jedoch allgemein gehalten wird, wird ein breiteres Publikum an einer Teilnahme interessiert sein. Wenn Sie zum Beispiel Entscheidungen über Artikel A und Artikel B treffen möchten, könnte es vorteilhaft sein, dies in der Einladung nicht zu erwähnen. Ansonsten besteht die Möglichkeit, dass Kontakte, die zu keinem der Produkte eine klare Meinung haben, gar nicht teilnehmen. Wenn alle Teilnehmer mitmachen, können Sie herausfinden, welche Kontakte bzw. welcher Prozentsatz der Teilnehmer nicht an diesen bestimmten Artikeln interessiert ist.

Erzeugen Sie mit einer Deadline ein Gefühl der Dringlichkeit 

Ermutigen Sie Ihre Kontakte, „Jetzt an der Umfrage teilzunehmen.“ Wenn sie nicht Zeit haben, gleich daran teilzunehmen, können sie sich dafür entscheiden, „später teilzunehmen.“ Ein dringend wirkender Titel verhindert, dass jemand zu lange zögert.

Erwähnen Sie die für die Teilnahme benötigte Zeit  

Teilen Sie Ihren Kontakten mit, wie lange die Umfrage dauert, damit sie genügend Zeit für die Teilnahme an der Umfrage einplanen können. Sagen Sie nicht einfach, dass sie „kurz“ ist, denn dieser Begriff ist relativ. Testen Sie stattdessen, wie lange (z. B. 3 Min., 8 Min., 25 Min.) es dauert, Ihre Umfrage durchzuführen. Erfahren Sie mehr über die ideale Länge von Umfragen. Wenn Sie regelmäßig Umfragen versenden, erwähnen Sie dies in der Einladungs-E-Mail zur Umfrage. Ihre Kontakte haben jederzeit die Möglichkeit, sich abzumelden, indem sie auf die Links „Update Profile“ (Profil aktualisieren) oder „Unsubscribe“ (Abmelden) am Ende der E-Mail klicken. 

Erläutern Sie Anreize

Teilen Sie mit, welche Anreize es für die Teilnahme an der Umfrage gibt. In der Einladungs-E-Mail zur Umfrage sollten Sie erläutern, wie die teilnahmeberechtigten Personen ihren Gewinn einlösen können.

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