Lorsque vos contacts donnent leur accord verbal ou écrit pour que vous leur envoyiez des e-mails ou qu’ils s’inscrivent à votre liste de contacts grâce à l’un de nos outils d’inscription, Constant Contact les considère comme des contacts actifs pouvant recevoir des e-mails. Pour recueillir des adresses e-mail sous la loi canadienne anti-pourriel (LCAP) ou le règlement général sur la protection des données de l’Union Européenne (RGPD), des autorisations supplémentaires sont nécessaires :
Autorisation implicite sous la LCAP
Relations préexistantes
Sous la LCAP, entrée en vigueur le 1er juillet 2014, l’autorisation expresse ou implicite est établie lorsque des relations existent déjà, mais que l’autorisation expresse ou implicite n’a pas été accordée. Voici des exemples de relations préexistantes :
Relations commerciales où le destinataire de l’e-mail a :
- acheté ou loué un produit, un bien, un service ou un terrain du propriétaire de l’entreprise au cours des deux dernières années ;
- été impliqué dans une entreprise, une possibilité d’investissement ou de jeu avec le propriétaire de l’entreprise au cours des deux dernières années ;
- signé un contrat écrit ou électronique avec le propriétaire de l’entreprise au cours des deux dernières années ;
- effectué une demande à propos des produits, biens, services ou du terrain dans les six derniers mois ;
- effectué une demande à propos ou envoyé sa candidature à une entreprise, une possibilité d’investissement ou de jeu dans les six derniers mois.
Relations non commerciales où le destinataire de l’e-mail a :
- fait un don ou un cadeau à un organisme caritatif agréé ou une organisation politique au cours des deux dernières années ;
- fait du bénévolat avec un organisme de bienfaisance ou une organisation politique au cours des deux dernières années ;
- été membre d’un club, association ou organisation à but non lucratif dans les deux dernières années.
 | Important : obtenir un contact à travers un profil sur les réseaux sociaux ne consiste en aucun cas en une forme de consentement. Par exemple, se connecter avec quelqu’un sur LinkedIn ne vous donne ni l’autorisation implicite ni l’autorisation expresse d’envoyer des e-mails à cette personne via Constant Contact. Vous êtes simplement connectés sur LinkedIn, et rien de plus. |
Expiration de la relation
Vous ne pouvez pas garder indéfiniment dans votre liste des contacts vous ayant donné leur autorisation implicite. L’autorisation implicite expire après six mois ou deux ans, selon le type de relation (voir ci-dessus). Lorsque la relation expire, le contact doit être supprimé de votre liste de diffusion.
Pour les contacts établis :
- Pour les contacts obtenus avant le 1er juillet 2014 : le 1er juillet 2017 était la date limite sous la LCAP pour obtenir l’autorisation expresse des contacts de votre liste, ou pour les en retirer complètement.
- Pour les contacts obtenus après le 1er juillet 2014 : les contacts ajoutés après l’entrée en vigueur de la LCAP peuvent rester sur votre liste pour six mois ou deux ans après la transaction ayant établi la relation. Lorsque la relation se termine, vous devez les retirer de votre liste ou leur demander l’autorisation expresse de leur envoyer des e-mails.
Si le contact entre dans une nouvelle relation : par exemple, en vous achetant quelque chose, faisant du bénévolat ou une demande à propos d’une opportunité, le calendrier est réinitialisé et la relation reprend du début, à la date de l’action du contact.
 | Le saviez-vous ? Vous pouvez retrouver vos anciens contacts pour les supprimer en ajoutant la colonne « Date Added » (Date d’ajout) au tableau des contacts et en filtrant votre liste par type de statut. Dater votre liste est une bonne habitude à prendre, car cela vous permet de ne pas conserver les anciennes adresse e-mail sur votre liste et aussi d’améliorer vos taux d’ouverture. |
Autorisation implicite sous le RGPD
Sous le RGPD, entré en vigueur le 25 mai 2018, certaines circonstances peuvent vous permettre de compter sur un « soft opt-in » pour envoyer des e-mails aux contacts. Un soft opt-in signifie :
- Vous avez obtenu leurs coordonnées dans le contexte d’une vente de produit ou de service.
- Vous envoyez des e-mails en rapport avec des produits ou services similaires.
- Les contacts ont la possibilité de recevoir ces e-mails lorsqu’ils viennent de renseigner leurs données, en effectuant un achat et dans chaque e-mail suivant envoyé par vous.
Il vaut mieux consulter un conseiller juridique pour déterminer si vous êtes concerné par le soft opt-in sous le RGPD. Si certains de vos contacts ont le consentement en soft opt-in, vous pouvez les marquer comme ayant donné leur consentement implicite à Constant Contact, mais vous devez entretenir votre propre documentation sur la manière dont vous avez obtenu le consentement en soft opt-in.
Autorisation expresse sous la LCAP et le RGPD
L’autorisation expresse ou explicite est simple : vous demandez une autorisation spécifique d’une personne pour lui envoyer un e-mail et elle donne sont accord. Il existe toutefois des différences entre la LCAP et le RGPD. La LCAP est une loi anti-spam et couvre spécifiquement les e-mails, alors que le RGPD est une loi de protection des données qui couvre les e-mails sous un auvent de préoccupations plus larges sur la vie privée.
Sous la LCAP
Lorsque vous demandez l’autorisation expresse d’envoyer un e-mail, vous devez utiliser un langage clair et vous devez également inclure les informations suivantes pour informer pleinement les personnes sur l’expéditeur des e-mails :
- Votre nom (ou nom du groupe/de l’entreprise demandant l’autorisation)
- Nom de l’entreprise ou de l’organisation
- Adresse de l’entreprise ou de l’organisation
- Site web de l’entreprise ou de l’organisation
- Numéro de téléphone de l’entreprise ou de l’organisation
- Adresse postale de l’entreprise ou de l’organisation
Les inscrits à votre liste doivent aussi être prévenus :
- de quels fournisseurs de messagerie sont à l’origine des e-mails ;
- qu’ils peuvent se désabonner à tout moment.
Sous le RGPD
Lorsque vous demandez l’autorisation d’envoyer des e-mails, vous devez :
- Faire du consentement un réel processus de l’inscription. Par exemple, vos contacts ne doivent pas avoir à décocher une case pour ne pas recevoir vos e-mails ; ils doivent cocher une case pour les recevoir.
- Conserver le consentement de vos contacts. Cela comprend : la personne ayant donné son consentement, la date, la manière de donner son consentement et ce dont ils ont été informés autour du consentement au moment donné.
- Énoncer clairement toutes les parties nécessitant le consentement. Par exemple, vos contacts doivent savoir que vous demandez leur consentement et que Constant Contact est le fournisseur de messagerie utilisé pour l’envoi des e-mails.
- Faciliter le retrait du consentement pour vos contacts.
Obtenir l’autorisation expresse d’envoyer des e-mails
La bonne nouvelle, c’est qu’en utilisant les outils d’inscription fournis par Constant Contact, vous êtes conforme à la fois à la LCAP et au RGPD.
- Tous les formulaires d’inscriptions comportent les informations de votre organisation.
- Sur le formulaire d’inscription, rien n’est pré-rempli ou déjà coché. Vos contacts doivent faire activement le choix de le soumettre.
- Les formulaires d’inscription mentionnent que votre contact donne l’autorisation pour recevoir des e-mails en soumettant le formulaire.
- Tous les formulaires d’inscription mentionnent que le contact peut se désabonner à tout moment et tous les pieds de page d’e-mails contiennent un lien « SafeUnsubscribe® ».
- Il est toujours précisé que Constant Contact est le fournisseur de messagerie et le lien vers notre politique de confidentialité est toujours présent dans les formulaires d’inscription.
- Lorsque le formulaires est soumis, votre contact est conservé automatiquement comme ayant donné son consentement exprès dans votre compte Constant Contact.
- Lorsque le formulaires est soumis, l’outil d’inscription utilisé est également suivi pour chaque contact de votre compte Constant Contact.
- Si un contact se désinscrit, il est alors ajouté à la liste « Unsubscribed » (Désabonné) dans votre compte Constant Contact pour que vous ne lui écriviez pas par accident. La seule manière de retirer un contact de la liste « Unsubscribed » (Désabonné), c’est que le contact s’inscrive de nouveau grâce à l’un de nos outils d’inscription.
Nous disposons aussi d’outils vous permettant de conserver le consentement exprès des contacts déjà présents sur votre liste :
- Modèles RGPD et LCAP : si certains contacts de votre compte ont donné leur autorisation implicite (selon la LCAP) mais pas leur autorisation expresse (selon le RGPD), vous pouvez demander leur autorisation expresse pour leur écrire grâce à nos modèles conçus spécialement pour la LCAP et le RGPD. Vos contacts cliquent sur le bouton dans l’e-mail et sont conservés comme vous ayant donné leur autorisation expresse de leur envoyer des e-mails.
- Formulaire de mise à jour de profil : tous les pieds de page contiennent un lien vers le formulaire de mise à jour de profil. Vos contacts peuvent cliquer sur le lien pour mettre à jour leurs coordonnées ou, si vous avez plusieurs listes de diffusion, choisir celles dont ils souhaitent faire partie. Lorsque vos contacts soumettent leurs modifications, ils sont conservés comme vous ayant donné leur autorisation expresse de leur envoyer des e-mails.
De plus, en activant la fonctionnalité d’abonnement confirmé, les personnes inscrites sur votre liste de contacts grâce à l’un de nos outils d’inscription reçoivent automatiquement un e-mail de confirmation. Ces contacts doivent cliquer sur le lien de l’e-mail pour commencer à recevoir vos e-mails. Ce n’est pas rendu obligatoire par la LCAP ou le RGPD, mais c’est une mesure supplémentaire pour vous assurer que les personnes inscrites à votre liste sont réellement d’accord de recevoir vos e-mails.
